Automatización de procesos
Automatización de procesos para empresas: menos trabajo manual, más control
Identificamos las tareas repetitivas que consumen horas de tu equipo, las automatizamos y conectamos las herramientas que hoy funcionan por separado.
Ejemplo ilustrativo
Hoy, a mano
- 1Llega un pedido por WhatsApp o mail
- 2Alguien lo carga a mano en el sistema
- 3Se avisa al equipo por mensaje
- 4Se actualiza una planilla de seguimiento
Automatizado
- 1Llega el pedido
- 2Se registra solo y queda con su estado
- 3El equipo recibe el aviso donde ya trabaja
- 4El seguimiento se actualiza sin carga extra
Esquema genérico para explicar la idea; no corresponde a un cliente ni a un resultado medido.
Por dónde empezar
Qué conviene automatizar primero
No todo vale la pena. Priorizamos tareas que se repiten seguido, siguen reglas claras y cuestan caro cuando salen mal.
Carga y validación de datos
Cuando la misma información se tipea más de una vez o se revisa a ojo.
Avisos y recordatorios
Confirmaciones, vencimientos y seguimientos que hoy dependen de que alguien se acuerde.
Estados y aprobaciones
Procesos con pasos y responsables claros, donde importa saber en qué etapa está cada cosa.
Reportes
Información que hoy se arma a mano juntando planillas de distintas fuentes.
Integración de sistemas
Automatizar casi siempre es conectar
La mayor parte del trabajo manual aparece entre herramientas: lo que un sistema sabe y el otro no.
- Una sola fuente de verdad. Definimos dónde vive cada dato para eliminar la doble carga.
- Conexión con lo que ya usás. Planillas, formularios, mensajería, facturación y otros sistemas, según lo que permitan.
- Control y trazabilidad. Las automatizaciones pueden diseñarse con registro de lo que hacen y avisos cuando algo no sale como se esperaba.
- Cuando no alcanza con conectar. Si el proceso necesita una pantalla o un flujo propio, lo resolvemos con software a medida.
El diagnóstico
Cómo empieza un proyecto de automatización
- 01
Mapeamos el proceso
Hablamos con quienes lo hacen para ver los pasos reales, no los que figuran en el papel.
- 02
Priorizamos
Ordenamos las oportunidades por impacto y esfuerzo, para empezar por lo que más rinde.
- 03
Proponemos
Armamos un alcance con etapas, para automatizar de a una pieza y validar en el camino.
Experiencia
Procesos operativos que ya llevamos a un sistema
Estos proyectos no son solo automatización, pero muestran el tipo de procesos que sabemos ordenar.
JA Import Autocenter
Órdenes de trabajo de un taller, catálogo con stock y seguimiento de pedidos para los clientes, con panel administrativo y portal propio.
Gym Manager
Horarios, asistencia, membresías y pagos de un gimnasio, centralizados en un único sistema.
Preguntas frecuentes
Antes de automatizar
¿Hace falta cambiar los sistemas que ya usamos?
En muchos casos no. Lo primero es ver qué se puede conectar de lo que ya tienen, y solo conviene reemplazar una herramienta si es la causa del problema.
¿Qué pasa si el proceso hoy no está bien definido?
Entonces conviene ordenarlo antes de automatizarlo. Automatizar un proceso confuso solo hace que los errores ocurran más rápido. Parte del diagnóstico es justamente definir el proceso.
¿Qué recibimos después del diagnóstico?
Lo habitual es llegar a un mapa del proceso actual, una lista priorizada de qué automatizar y una propuesta con alcance y etapas.
¿Y si algo falla en una automatización?
Pueden diseñarse con registro de lo que hacen y aviso ante errores, para que una falla no pase desapercibida y se pueda corregir.
Mostranos el proceso que más tiempo les consume.
Lo revisamos juntos y te decimos qué conviene automatizar primero, y qué no.